Aplikasi internet ini bernama My Ubaya adalah aplikasi berupa portal yang dapat diakses oleh civitas akademik untuk mengakses data-data akademik bagi dosen dan data-data manajemen (keuangan, SDM) bagi dosen dan karyawan. Bagi mahasiswa Ubaya dapat melihat data akademik masing-masing misalnya nilai transkrip, KS dan lain-lain. My Ubaya dapat diakses melalui http://my.ubaya.ac.id
Portal ini telah dikembangkan oleh Direktorat SIM sejak tahun 2007. Pada awal pemanfaataannya adalah untuk memberikan informasi kepada civitas akademik baik dosen dan karyawan maupun kepada mahasiswa Ubaya. pada perkembangannya saat ini MyUbaya telah berkembang menjadi portal yang sifatnya bukan hanya untuk memberikan informasi kepada civitas akademika melainkan juga sebagai wadah interaksi berjalannya proses bisnis universitas.
Saat ini pemanfaatan MyUbaya selain untuk proses akademik juga digunakan untuk proses-proses administrasi antara lain:
- Pencatatan prosedur-perosedur unit kerja dengan standar ISO 9001 sekaligus proses validasi dan perubahan-perubahannya.
- Pencatatan monitoring pelaksanaan ISO 9001
- Pencatatan proses audit internal ISO 9001
- Pencatatan kuisioner kepuasan pelanggan
- Pencatatan komplain dan saran dari karyawan, dosen dan mahasiswa sampai dengan proses penyelesaiannya
- Pencatatan sasaran pokok program unit
- Pencatatan monitoring sasaran pokok program unit
- Pencatatan proses audit internal monitoring sasaran pokok program
- Pencatatan dokumen hasil penelitian
- Pencatatan pengajuan penelitian
- Pencatatan proses AMAIPS
- Informasi buku terpinjam
- Informasi skorsing peminjaman buku
- dan lain sebagainya
Sampai dengan saat ini MyUbaya telah mengalami banyak perubahan versi, terakhir saat ini adalah versi 4.4. Untuk masuk ke MyUbaya antara dosen/karyawan dan mahasiswa dibedakan kolom loginnya:
- Mahasiswa (Student), Untuk mahasiswa menggunakan NRP dan PIN yang tertera pada Kartu Studi (KS)
- Dosen dan Karyawan (Staff), Menggunakan user dan password dari email Ubaya masing-masing karyawan.