Notifikasi Google Calendar Manual

Google Calendar

Google Calendar dapat digunakan untuk mengirim notifikasi yang bersifat sekali pakai, rutin, dan belum ada sistemnya pada sistem informasi UBAYA. Contohnya:

• Jadwal perbaikan dan perawatan peralatan (rutin/setiap bulan/setiap 3 bulan/setiap tahun/hanya sekali)
• Deadline suatu tugas yang perlu dikerjakan

Google Calendar dapat mengirimkan notifikasi pada kelompok/group yang telah ditentukan, sehingga cocok untuk pengingat deadline (misal tugas kelompok, kepanitiaan yang memiliki struktur koor/anggota, pengelolaan proyek/sumber daya/aset, administrasi PT, dsb).

Panduan Penggunaan

Setting Google Group

• Anda dapat membuat group baru dengan email pribadi (misal user@gmail.com), kemudian anda dapat membuat username/email utk group tersebut (misal mygroup1@googlegroups.com)
• Tambahkan invite akun Gooaya (misal email@student.ubaya.ac.id atau email@staff.ubaya.ac.id atau email@unit.ubaya.ac.id) sesuai kebutuhan
• Akun Gooaya yang telah di-invite dapat di-setting sebagai ‘manager’ atau ‘owner’ oleh user email pribadi (misal oleh user@gmail.com tadi yang membuat group sebagai group owner)

Setting Google Calendar

• Fitur Google Calendar:
  • 1 user / akun email / anggota: dapat memiliki banyak calendar
  • 1 calendar: dapat memiliki banyak event
  • event adalah entry di calendar, event dapat memberikan notifikasi pada user yang memiliki event tersebut pada salah satu calendar miliknya
• Anda dapat membuat calendar untuk berbagai hal, contohnya “Panitia MOB 20XX” atau “Project MK XX” atau “Pengelolaan XX” (dapat digabungkan menjadi 1 calendar, dapat pula dipisah per jenis 1 calendar 1 tipe event sesuai kebutuhan)
• Hubungkan calendar dengan group:
  • Klik “…” di kalender
  • Klik “settings and sharing”
  • Klik “add people and groups”
  • Isikan email group (misal mygroup1@googlegroups.com)
  • Ubah permission untuk “make changes and sharing” (sesuai kebutuhan, anda juga dapat membuat lebih dari 1 group apabila dibutuhkan, misalnya 1 group untuk koordinator, 1 group anggota/panitia)
• Untuk menambahkan notifikasi baru, anda dapat membuat event untuk setiap hal yang perlu diingatkan (misal jatuh tempo/deadline), kemudian masukkan event tersebut ke calendar yang telah dibuat tadi
• Event tersebut akan otomatis masuk ke semua anggota yang telah di-invite
• Setiap user dapat mengatur jenis notifikasi yang ingin diterima, dan dapat berbeda-beda untuk setiap calendar