Universitas Surabaya melalui Direktorat Sistem Informasi Manajemen memberikan fasilitas email ubaya kepada Dosen, Karyawan Administrasi, Penunjang Akademik, Laboran, Pustakawan. Khusus bagi karyawan baru form permintaan email akan dikirim bersamaan surat pemberitahuan lolos seleksi/diterima. Bagi karyawan lama yang belum memiliki email dapat mengajukan permintaan email dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:
- Download formulir pendaftaran email di sini.
- Isi formulir pendaftaran email tersebut.
- Kirim ke Help Desk Direktorat Sistem Informasi Manajemen di kantor IAS Gedung Perpustakaan Lantai 1.
Ketika email sudah aktif, pengguna akan di hubungi oleh petugas Help Desk melalui nomor telepon yang telah diisikan di formulir pendaftaran email. Khusus untuk karyawan Ubaya ketika email Ubaya telah aktif pengguna mendapatkan email gooaya (Google-Ubaya) secara free. (baca juga info tentang email gooaya)
Perlu pengguna ketahui pula bahwa account email ubaya ini juga merupakan account untuk masuk ke berbagai aplikasi antara lain myUbaya, Digilib sampai akses wifi dilingkungan kampus. Teknologi seperti ini dinamakan single sign on (SSO). Dengan penerapan SSO ini diharapkan dengan satu account pengguna dapat masuk ke berbagai aplikasi.